הצעת מחיר היא הרבה יותר מסתם מסמך עם מחיר עבור מוצר או שירות שאתם מציעים ללקוחות. לפני שאתם כותבים הצעת מחיר, קריטי שתכירו היטב את הלקוח או החברה אליה ההצעה מיועדת. אם אתה עונה למכרז או (RFP - Request For Proposal), תקראו את המסמך היטב כדי שתדאו בדיוק מה הם רוצים. אם אפשר, נהלו שיחה מקדימה עם הלקוח כדי לוודא שאתה מבין את הבעיה שהם רוצים לפתור ומה המטרות שלהם. עכשיו זה הזמן להתחיל לעבוד על הכנת ההצעה. אין הצעה שמתאימה לכולם, אבל יש כמה אלמנטים שכלולים כמעט בכל הצעה, וגם בתבנית החינמית שהכנתי לכם.
הצעת מחיר היא מסמך שנשלח ללקוח בתקווה למכור לו שירות או מוצר שאתם מציעים. זהו מסמך רשמי של החברה ולעיתים קרובות משמש חוזה עבודה מחייב ביניכם לבין הלקוחות.
הצעת המחיר תהווה חלק קריטי בתקשורת עם הלקוח כשתתחילו לעבוד יחד ולכן חייב להיות מדוייק.
בנוסף, זו הזדמנות נוספת להציג ללקוח את היכולות שלכם, הייחודיות והיתרונות שלכם מול המתחרים, ומספק הזדמנות מצוינת לתיאום ציפיות מול הלקוח.
מטרת ההצעה לתת מענה לבעיה או צורך ספציפיים של הלקוח ולהציג כיצד אתם אלו שיכולים לתת מענה לצורך.
להלן הסעיפים שאותם תמצאו כמעט בכל הצעת מחיר (וגם בתבנית שלנו) וטיפים להצעה מושלמת. זכרו לבצע התאמות לפי המוצר או השירות אותו אתם מציעים.
אם אתם מגישים הצעה מורכבת, שבדרך כלל תכלול מספר רב של עמודים, מומלץ להוסיף דף פתיח. כיוון שזה הדבר הראשון שהלקוח יראה, חשוב שהעמוד יהיה מושך, מזמין להמשיך לקרוא, מעוצב בצורה מקצועית ומדבר את השפה של המותג שלכם. דף זה יכלול מידע בסיסי אודות העסק וההצעה, כגון כותרת ההצעה, שם העסק, לוגו, פרטים ליצירת קשר ותאריך מסירת ההצעה.
רוצים קצת דוגמאות והשראה לעמוד פתיח? הסתכלו בתבניות של Canva.
תוכן עניינים תסייע ללקוח לנווט במסמך ואם יש צורך, לקפוץ ישר לחלקים שמעניינים אותו. גם במקרה הזה, אם מדובר בהצעת מחיר קצרה ופשוטה, אפשר לשקול לוותר על תוכן עניינים.
תוכן העניינים צריך להציג את הנושאים המרכזיים, ואם ישנם סעיפים שנוגעים בבעיות ספציפיות שאתם פותרים ללקוח, מומלץ שיופיעו בטבלה.
תקציר המנהלים מופיע בתחילת ההצעה ולכן הוא הדבר הראשון שהלקוח קורא. כמו שאתם יודעים, אין הזדמנות שנייה לרושם ראשוני אז זה המקום לכתוב פסקה קצרה ומשכנעת שמסבירה על העסק שלכם ולמה אתם אלו שיכולים לעזור ללקוח לפתור את הבעיה שלו. זכרו לכתוב בשפה שמדברת אל הלקוח והדגישו את התועלות ולא את המחיר. הבהירו ללקוח מה היתרונות שלכם ולמה כדאי לו לעבוד איתכם.
נסו לשלב פתיח הכולל פניה אישית ללקוח מתייחסת לצרכים שלו. אלו שמצאתם בפגישה או המחקר המקדים. תתייחסו לנקודות ספציפיות שהלקוח העלה. אם יש כמה, התייחסו לאחת או שתיים שהכי חשובות ללקוח לדעתכם.
נסו לסכם בקצרה את הבעיה או הצורך כפי שהבנתם מהמחקר או הפגישה עם הלקוח. זה ייצור הבנה בינך לבין הלקוח במה הפתרון שיוצג בהמשך יטפל ואם יש אי הבנה, הלקוח מייד יציע הבהרה.
לפני שאתם מציגים את הפתרון, סכמו בקצרה את הבעיה שהלקוח מעוניין לפתור. אם יש צורך בפירוט הבעיה אז ניתן לעשות זאת בסעיף נפרד לפני סעיף הפתרון.
הציגו את הפתרון והסבירו כיצד הוא יפתור את הבעיה או ייתן מענה לצרכי הלקוח. הסבירו בצורה מפורטת ככל שניתן. הגדירו כלים, שלבים, זמנים, מי מעורב, מהם התפקידים שלכם ושל הלקוח, היקף שעות, תוצרים, כמות פגישות עם הלקוח, נסיעות, הובלות וכדומה. ככל שתפרטו ותדייקו יותר בשלב ההצעה, כל יהיו פחות שאלות, אי הבנות ויכוחים בהמשך.
תחת תכולת ההצעה תכללו תתי סעיפים עבור תחומי אחריות, גידור חריגות ולוחות זמנים.
רכזו דרישות וציפיות מהלקוח עבור משימות מסוימות או נושאים כלליים כמו דרישות טכנולוגיות, זמני תגובה, משאבי כוח אדם הדרושים מצידו וכל דרישה אחרת הדרושה להשלמת הפרויקט, השירות או הטמעת המוצר בלוח הזמנים שצוין בהצעה.
הגדירו בפירוש מה נחשב לחריגה מהתכולה המוצעת בפתרון. זה יכול להיות בקשה לשינוי אחרי שכבר אושר, סבב תיקונים יותר מהמוצע, בקשה לתוספות, בקשה להחלפת מוצר ועוד. זה כמובן תלוי בסוג הפתרון או המוצר שאתם מציעים. אם צריך, הוסיפו טבלה בסעיף התמחור טבלת עלויות נוספות. טבלה זו יכולה לכלול עלות עבודה לשעה בעלי תפקידים שונים, עלויות רכיבים או כלים, עלויות שילוח ועוד. טבלה כזו תחסוך ויכוחים וכניסה למשא ומתן בכל פעם שישנה חריגה מהכתוב בהצעה.
הוסיפו טבלה או גנט (Gantt) המציג את שלבי הפרויקט. התייחסו ללוחות הזמנים, המשימות העיקריות ואבני הדרך להשלמת הפרויקט. חשוב להדגיש בתנאים כי לוח הזמנים הוא משוער, מותנה גם בתגובות מצד הלקוח או גורמים אחרים שזיהיתם כגורמים שעלולים לעכב את הפרויקט.
הוסיפו טבלת מחירים ועלויות. הטבלה תכלול את כל המוצרים והשירותים עם הסבר על כל סעיף.
שימו לב שהטבלה מתאימה למה שתיארתם בבעיה ופתרון, וכוללת את כל השירותים והמוצרים שאתם מציעים עם המחיר.
אם רלוונטי ואפשרי, נסו לכלול מספר אפשרויות מהן הלקוח יכול לבחור. אם תכללו רק מחיר סופי, הבחירה של הלקוח תהיה רק שאלה של כן או לא, וזה מוביל לכך שיהיה קל לדחות את ההצעה. מתן אפשרויות וגמישות משאיר מקום למשא ומתן ומאפשר ליצור שיח עם הלקוח בנוגע לצרכים ספציפיים.
הטבלה תכלול מחיר ליחידה ומחיר כולל לכל סעיף. בסוף הטבלה תכללו מחיר כולל ללא מע"מ ומחיר כולל מע"מ (אלא אם אתם עוסק פטור).
בנוסף ניתן לכלול בסעיף זה:
בדומה לעמוד אודות באתר שלכם, רצוי לכלול סעיף או עמוד אודות בהצעת המחיר (אלא אם אתם שולחים הצעה קצרה). עמוד זה יספר על העסק ועליך כבעל העסק. מי אתם, מה אתם מציעים, הפתרונות, מוצרים ושירותים שהעסק מציע, מידע על התעשייה ולמה אתם הכי טובים, וכל מידע שיווקי אחר שנראה לכם רלוונטי.
בתחילת ההצעה, בתקציר המנהלים הצגתם למה דווקא אתם אלו שיכולים לסייע ללקוח לפתור את האתגרים שלו. בסעיף זה תפרטו מדוע תכנסו ליותר פרטים למה אתם אלו שיכולים לסייע ללקוח להשיג את המטרות שלו.
הצורה הכי משכנעת היא להציג הוכחות. סיפורי לקוח, עדויות, הודעות שמשבחות את העסק ברשתות חברתיות, אישורים ממומחים בתחום וכדומה.
סעיף זה מרכז את תנאי ההצעה, השירות ותנאי התשלום.
זה המקום להתייעץ עם עורך הדין של העסק או לשלוח שאלה לעורך הדין ברשימת המומחים שלנו. הקפידו לרשום כמה שיותר הבהרות מדויקות, גם אם אלו דברים שנראים לכם ברורים מאליהם. להלן כמה סעיפים משפטיים נפוצים שמומלץ להתייחס אליהם:
השאירו מקום לשם מלא, שם החברה, תאריך וחתימה. צד אחד בשביל פרטים וחתימה שלכם, וצד שני בשביל הלקוח.
אם יש לכם דוחות, קטלוגים, הסכמים נוספים שאתם רוצים לצרף להצעה, הוסיפו אותם כנספחים.
כיוון שהצעת המחיר היא מסמך מחייב, אי בהירות עלולה להוביל לוויכוחים מיותרים בהמשך. פרטו וספקו תמונה ברורה של המוצר או השירות שאתם מציעים. גם לבהירות וגם ליצירת עניין, מומלץ להוסיף אלמנטים ויזואליים (תמונה, תרשים, גרף) שיבהירו את הפתרון המוצע.
כמו כל מסמך שיוצא מהעסק שלכם, גם הצעת המחיר צריכה לדבר בשפה העיצובית של העסק ולשדר מקצועיות. עיצוב נכון יוצר רושם ראשוני ומעלה את סיכויי המכירה שלכם בצורה משמעותית.
שגיאות בניסוח או שגיאות כתיב משדרים חוסר מקצועיות. הקפידו לעבור על ההצעה שלכם מספר פעמים, לבצע תיקונים להגה, לוודא שאין שגיאות, שהניסוחים פשוטים וברורים ושההצעה כתובה שומרת על רצף לוגי מבחינת מספורי עמודים וסעיפים.
כדאי שעו"ד או לפחות קולגות לא מתחרות יעברו על ההצעה (לפחות בפעם הראשונה ולאחר תיקונים משמעותיים) בכדי לוודא שאין סעיפים לא ברורים שעלולים לפגוע בך, בעיקר כשדברים לא עובדים חלק ונוצרות מחלוקות מול הלקוח.
היו סבלניים ותנו ללקוח זמן לבחון את ההצעה שלכם. זכרו שיש להם משימות ועיסוקים נוספים. אם הלקוח לא חזר אליכם ואתם רוצים לתזכר אותו, קבלו כמה טיפים:
לחצו כאן להורדת התבנית שלנו לכתיבת הצעת מחיר מנצחת. שימו לב שהורדה אפשרית למשתמשים רשומים בלבד. התחברו או לחצו כאן להרשמה.
לפני שאתם כותבים הצעה, התאימו את התבנית לעסק שלכם מבחינת מבנה, תכנים ועיצוב. שמרו את המסמך המעודכן כתבנית כדי לחסוך זמן רב בכתיבת הצעות מחיר נוספות.
בנוסף, בין אם זכיתם ובין אם לא, דברו עם הלקוח ותשאלו מה ניתן לשפר. אם לא מכרתם, אל תתביישו לשאול את הלקוח למה הוא בחר בהצעה של המתחרה ואל בשלכם. בקשו ממנו להבין מה אתם יכולים לשפר לפעמים הבאות.
תשקיעו בהכנת תבנית מושלמת עבור העסק שלכם. זה דורש קצת מאמץ ראשוני אבל בהצעות הבאות תצטרכו לבצע תיקונים בלבד. זה יעזור מאוד בסגירת עסקאות.
אם יש לכם כמה מוצרים או שירותים, עם הזמן תיצרו תבנית עבור כל אחד מהם וכשתצטרכו תשלפו את ההצעה הכי מתאימה, תבצעו בה שינויים קלים ותשלחו.
אם אתם צריכים עזרה בבניית תבנית, תמחור או כתיבת הצעה, נסו להתייעץ עם עם חברי הקבוצה שלכם או חפשו יועץ. עדיין צריכים עזרה, שלחו לי מייל אל [email protected] או הודעת ווטסאפ ואחזור אליכם בהקדם.
גלו את הסודות ליצירת שיתופי פעולה מוצלחים
הורידו בחינם את המדריך לבניית שיתופי פעולה רווחיים!
לפני שאתם שולחים שאלה חדשה, מומלץ לבצע חיפוש בעמוד זה. אולי כבר שאלו לפניכם ותוכלו למצוא תשובה מיידית.
